Czy nadchodzi era dzienników elektronicznych dla przedszkoli?

Obecnie prawie wszyscy korzystamy z elektronicznych nośników informacji. I w pracy, i w domu, korzystamy z komputerów, smartfonów i dostępu do sieci. Dlaczego w przedszkolu, czy szkole nie mielibyśmy korzystać z elektronicznej wersji dziennika?

Cyfryzacja przyspiesza i ułatwia pracę. Warto być „paperless”, ponieważ mniejsze zużycie papieru chroni także środowisko naturalne. To, co do tej pory było analogowe jest zastępowane przez elektroniczne odpowiedniki. Dobrym przykładem jest chociażby postępująca cyfryzacja spraw urzędowych - nie musimy czekać w kolejce, aby móc załatwić sprawy. Jak dziennik elektroniczny może ułatwić pracę?

Wymogi formalne

Obecnie nadal barierą w upowszechnieniu się dzienników elektronicznych dla przedszkoli był brak takich aplikacji oraz wykształconej praktyki z kuratoriami oraz Ministerstwem Edukacji Narodowej w tym zakresie. Taka praktyka wykształciła się już w edukacji podstawowej, gdzie kuratoria akceptują dzienniki elektroniczne. Ale należy zwracać uwagę, czy dana aplikacja rzeczywiście spełnia wymogi formalne określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 wraz z późniejszymi zmianami.

W tym dokumencie zawarte są zasady prowadzenia dokumentacji przebiegu działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów dokumentacji. Rozporządzenie jasno mówi o tym, że dzienniki mogą być prowadzone w postaci elektronicznej pod warunkiem spełnienia pewnych wymogów, w tym:

• musi być zapewniony podział uprawnień w dostępie do dziennika i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych,
• dane powinny być chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, co dobrze zapewnia aplikacja oparta o tzw. chmurę obliczeniową, ponieważ wtedy dane są replikowane i przechowywane w kilku lokalizacjach,
• rejestrowania historii zmian i ich autorów,
• umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci,
• musi spełniać wymogi tzw. dostępności cyfrowej,

Przy wyborze aplikacji do obsługi przedszkola i żłobka warto zwrócić uwagę, czy spełnia te wymogi.

Czytaj więcej: Ochrona danych dzieci w środowisku edukacyjnym - wytyczne UODO

Charakterystyka dziennika elektronicznego dla placówki przedszkolnej

Bezpieczeństwo danych - dziennik elektroniczny zabezpieczony jest danymi do logowania i hasłem. Nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do danych. Drugą istotną kwestią jest kompaktowość. Nie potrzebujemy gromadzić papierowych dzienników dla każdej grupy, nie musimy zaopatrywać się co roku w nowe dzienniki. Wszystko mamy w jednym miejscu. Nie ma możliwości, aby dziennik w formie elektronicznej się zgubił, łatwiej też zarchiwizować dokument, nie ma potrzeby zajmowania dodatkowego miejsca.

W elektronicznym dzienniku możemy również zgromadzić dodatkowe dane, które do tej pory rodzice mogli przekazywać w formie ustnej, czy pisemnej. Dotyczy to prostych informacji np. na temat diety dziecka po bardziej zaawansowane obserwacje pedagogiczne. Zdecydowanie łatwiej jest sięgnąć do komputer i sprawdzić potrzebne informacje, niż przeglądać stos papierów lub kontaktować się z rodzicem.

Kolejnym plusem, jest kwestia podsumowania i statystyk. W dzienniku elektronicznym system robi to za nas, nie musimy niczego ręcznie podliczać, nie ma możliwośćci, że coś przeoczymy czy popełnimy błąd. Takie informacje łatwo też zaimportować do osobnego pliku i przedstawić np. dyrekcji czy rodzicom na zebraniu. Zdecydowanie szybciej możemy wypełnić też informacje w formie elektronicznej, nie musimy rozpisywać się ręcznie, kombinować aby dopisać potrzebne informacje, kiedy na kartce brakuje nam miejsca.

Jedyną wadą o jakiej można by pomyśleć, jest kwestia finansów, ponieważ do korzystania z dziennika elektronicznego niezbędny jest komputer. Wiele zależy od budżetu danej placówki, w tym przypadku przewagę mają placówki prywatne, choć i w publicznych spotykane jest wykorzystywanie dziennika elektronicznego.

Dziennik elektroniczny okiem rodzica

Oprócz wygody dla kadry dydaktycznej, dziennik elektroniczny oferuje wiele dla rodziców. Przede wszystkim szybki i wygodny dostęp do informacji na temat dziecka. Zamiast dzwonić do placówki czy pytać innego rodzica, można zalogować się do dziennika i szybko zweryfikować plan zajęć dziecka, terminarz wydarzeń w placówce czy obecności dziecka. Łatwiejsza jest również komunikacja z nauczycielami, można zweryfikować informacje pozostawione przez nauczycieli. Takie rozwiązanie umożliwia bieżącą kontrolę nad sprawami dziecka w przedszkolu, jednocześnie pozwalając zaoszczędzić czas, który można by poświęcić dla dziecka.

Czytaj więcej: Rekrutacja do przedszkola - rodzicu co powinieneś wiedzieć?

Najbliższy rok szkolny może być przełomowy

Jak dotąd nie wykształciła się praktyka w stosowaniu tych zasad, ale poprzez pojawienie się takich aplikacji jak Kidsview, w roku szkolnym 2021/2022 mogą pojawić się pierwsze placówki, które w pełni przejdą na stosowanie dzienników elektronicznych. Najbliższe 2-3 lata mogą być przełomowe jeżeli chodzi o upowszechnienie się dzienników elektronicznych.

Przejście na dziennik elektroniczny wymaga zmiany dotychczasowego sposobu pracy i to zwykle jest barierą, ale warto wykonać ten krok. Oczywiście, wymaga od wszystkich podstawowej znajomości obsługi komputera. Ale kończy to jednak pracę z papierowymi notatkami, które się gubią, czy zmniejsza liczbę telefonów od rodziców. Dużym usprawnieniem dla wszystkich jest szybki dostęp do informacji, które zgromadzone są w jednym, bezpiecznym miejscu. Dzięki temu wypełnianie formalności i bieżąca kontrola nad sprawami dziecka jest o wiele szybsza i przyjemniejsza. Pozwala zaoszczędzić czas, który możemy poświęcić na inne aktywnosci lub odpoczynek.