Czy przedszkola powinny wystawiać rodzicom faktury?

Przedszkola stosują bardzo zróżnicowaną praktykę dokumentowania pobieranych opłat i wpłat od rodziców. Część placówek wystawia rodzicom w formie papierowej kwitki potwierdzające naliczone opłaty i wpłaty. Dyrektorzy korzystający z aplikacji do zarządzania przedszkolem i rozliczeń w sposób automatyczny naliczają wszystkie opłaty, a rachunki widoczne są bezpośrednie w systemie w formie cyfrowej.

Rodzice mogą wtedy wygodnie zapoznać się z naliczonymi opłatami oraz szybko opłacić rachunek za dany miesiąc w aplikacji lub przelewem bankowym. Jest też grupa placówek dla których organem prowadzącym jest podatnik VAT i które podchodzą bardzo konserwatywnie do obowiązujących przepisów, wystawiając wszystkim rodzicom faktury VAT w zakresie wszystkich płatności.

Co mówią o dokumentacji przychodu przedszkola przepisy podatkowe?

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przewiduje w art. 43 tzw. zwolnienie przedmiotowe określonych kategorii produktów i usług z podatku VAT. Art. 43 ust. 1 pkt. 24 lit. a mówi, że zwalnia się z podatku: „usługi w zakresie opieki nad dziećmi i młodzieżą oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, wykonywane: a) w formach i na zasadach określonych w przepisach o pomocy społecznej, w przepisach o systemie oświaty oraz w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, 1000, 1290 i 1669),”. Oznacza to, że usług świadczone przez przedszkola zwolnione są z podatku VAT. Dotyczy to również wyżywienia dzieci. Przedszkola zwolnione są także z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej.

Z kolei zgodnie art. 106b ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik zwolniony z podatku VAT „nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1”. Oznacza to, że co do zasady przedszkola nie muszą wystawiać faktur VAT związanych z opłatami za swoje usługi.

Jaki dokument jest zatem właściwy dla celów dokumentacji przychodu?

W takiej sytuacji najlepiej byłoby wystawić zwykły rachunek posiadający cechy dowodu księgowego. W szczególności w sytuacji, gdy przedszkole prowadzi pełne księgi rachunkowe zobowiązane jest udokumentować każde zdarzenie gospodarcze dowodem, który musi spełnić odpowiednie wymogi. Cechy, które poprawny dowód księgowy powinien posiadać, zostały określone w art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. Są to wymagania minimalne, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W sytuacji, gdy przedszkole ewidencjonuje swoje operacje gospodarcze w książce przychodów i rozchodów należy wziąć pod uwagę przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w którym w § 11 określono minimalną treść dowodu księgowego:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Są jednak sytuacje, kiedy przedszkole powinno wystawić fakturę VAT, w tym:

1. Jeżeli nabywca usługi, czyli rodzic, zażąda od przedszkola wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę.
2. Przedszkole dokonuje sprzedaży innych produktów niż objęte zwolnieniem przedmiotowym np. pośredniczy w sprzedaży rodzicom książek dla dzieci. W takiej sytuacji jest zobowiązane zarejestrować się jako podatnik VAT i wystawić fakturę ze stawką 5%.

Należy także pamiętać o ewidencji VAT. Dobrą informacją dla przedszkoli jest to, że jeżeli nie są one czynnymi podatnikami VAT, to podlegając zwolnieniu przedmiotowemu nie podlegają obowiązkowi prowadzenia stosownej ewidencji, co wynika z treści art. 109 ust. 3 ustawy VAT. Obowiązek ten obejmuje przedszkola, w których organ prowadzący jest czynnym podatnikiem VAT. W takiej sytuacji obligatoryjnie prowadzona jest ewidencja VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych, która umożliwia przesyłanie organom podatkowym Jednolitych Plików Kontrolnych w zakresie podatku VAT w postaci elektronicznej. Stanowi o tym treść art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej.

Podsumowując, przedszkola o ile ich organ prowadzący nie prowadzi sprzedaży podlegającej VAT, są co do zasady przedmiotowo zwolnione z obowiązku wystawiania faktur VAT i prowadzenia ewidencji VAT. Faktura VAT musi być wystawiona wyłącznie na żądanie rodzica. Jeżeli rodzic nie zgłosił takiego żądania, to usługi przedszkola mogą być dokumentowane w bardzo uproszczonej formie rachunków spełniających definicje dowodu księgowego. Rachunki mogą być przekazywane rodzicom w formie elektronicznej, w szczególności w aplikacji do zarządzania przedszkolem, służącej także do komunikacji z rodzicami. Jest to coraz powszechniejsza i wygodna forma prowadzenia i dokumentowania rozliczeń przedszkola z rodzicami.