Jak wystawiać faktury KSeF z Kidsview?

Kidsview z integracją z KSeF – co się zmieni i jak to będzie działać?

W marcu udostępnimy w module Rozliczenia w aplikacji Kidsview nową funkcję: integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). To kluczowe, bo od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla większości przedszkoli i żłobków.

Poniżej doprecyzowujemy, jak konkretnie będzie wyglądać integracja KSeF w Kidsview i jak przygotować się do wdrożenia w placówce edukacyjnej.

Najważniejsze: co stanie się po autoryzacji?

Od momentu skutecznej autoryzacji Kidsview w systemie KSeF dla danego NIP:

• wszystkie nowe faktury wystawiane na ten autoryzowany NIP będą wystawiane w KSeF,
• a następnie automatycznie pobierane do Kidsview i widoczne w module rozliczeń wraz ze statusem oraz danymi KSeF (w tym numerem KSeF i kodem QR).

Innymi słowy po autoryzacji Kidsview staje się narzędziem do wystawiania faktur w KSeF. Placówka pracuje w Kidsview jak dotychczas, a system realizuje wymagane operacje po stronie KSeF.

Jak będzie wyglądał proces integracji krok po kroku?

1) Autoryzacja NIP w Kidsview (jednorazowo)

Autoryzacja będzie wykonywana oddzielnie dla każdego NIP, który występuje w Państwa sieci/placówce i na który wystawiane są faktury.

W Kidsview pojawi się nowa sekcja Narzędzia → Certyfikaty KSeF, gdzie zobaczą Państwo listę NIP-ów oraz status autoryzacji.

Proces autoryzacji (w uproszczeniu):

1. Wybierają Państwo NIP i uruchamiają autoryzację.
2. Kidsview generuje plik XML do autoryzacji.
3. Użytkownik (osoba uprawniona, np. właściciel / reprezentant) podpisuje plik Podpisem Zaufanym.
4. Podpisany plik wgrywają Państwo z powrotem do Kidsview.
5. Kidsview wysyła dokument do KSeF, a po weryfikacji zapisuje bezpieczne poświadczenia do wystawiania faktur.
6. Po sukcesie wysyłamy potwierdzenie e-mail.

Ważne: jeśli w sieci ten sam NIP jest używany w kilku placówkach, autoryzacja jest wspólna — nie trzeba robić jej wielokrotnie dla tego samego NIP.

2) Wystawianie faktur po autoryzacji

Po autoryzacji:

• faktury nadal tworzą Państwo w Kidsview (manualnie lub automatycznie — jak dotychczas),
• ale Kidsview będzie wystawiać je w KSeF i zsynchronizuje wynik do aplikacji.

Żeby spełnić wymogi KSeF, wprowadzamy ważną zmianę:

• data wystawienia faktury będzie ustawiana automatycznie jako data utworzenia faktury w Kidsview,
• pole „Data wystawienia” w oknie tworzenia faktury będzie wyszarzone,
• nie będzie możliwości tworzenia faktur z datą wsteczną.

3) Wysyłka do KSeF i statusy w Kidsview (automatycznie)

Kidsview będzie cyklicznie wysyłać faktury do KSeF i odbierać statusy, a w module rozliczeń pokażemy je w kilku miejscach:

• Panel integracji KSeF – lista procesów wysyłki (dla danego NIP i placówki), z możliwością rozwinięcia do listy faktur,
• Lista faktur – przy każdej fakturze widoczny będzie najnowszy status KSeF,
• Okres rozliczeniowy i Saldo i rachunki dziecka – status KSeF będzie prezentowany przy odpowiednich pozycjach.

Przykładowe statusy, które będą widoczne w Kidsview:

• oczekuje na wysyłkę,
• wysyłana do KSeF,
• przetwarzana przez KSeF,
• wysłana,
• błąd,
• błąd trwały.

Jeśli wystąpi błąd wysyłki:

• dyrektor, który utworzył fakturę, dostanie powiadomienie e-mail,
• a przy fakturze będzie dostępny komunikat błędu.

4) Faktura w PDF, numer KSeF i kody QR

W Kidsview nadal będzie można pobrać fakturę jako PDF.

Na fakturach wystawionych po uruchomieniu integracji pojawią się elementy KSeF:

• numer KSeF (gdy KSeF go nada),
• kod QR do weryfikacji faktury w KSeF,
• a w sytuacjach offline — oznaczenia i dodatkowe elementy wymagane dla trybu offline.

W praktyce może to wyglądać tak:

• od razu po wystawieniu rodzic otrzyma fakturę PDF (z oznaczeniem np. OFFLINE),
• po przetworzeniu w KSeF Kidsview uzupełni fakturę o numer KSeF (zwykle po kilku–kilkunastu minutach) i zaktualizuje dane do weryfikacji.

Faktury sprzed integracji pozostaną bez zmian tj. bez numeru KSeF oraz bez statusów KSeF.

Co przekażemy w marcu?

W marcu:

• udostępnimy integrację w aplikacji Kidsview w module Rozliczenia,
• przekażemy szczegółową instrukcję autoryzacji i konfiguracji krok po kroku,
• w dniu 12 marca o 18.00 odbędzie się webinarium szkoleniowe Kidsview dla klientów, podczas którego pokażemy:
  • jak przeprowadzić autoryzację NIP,
  • gdzie sprawdzać statusy i błędy,
  • jak wygląda faktura z numerem KSeF i kodami QR,
  • jak postępować w typowych scenariuszach (np. błąd, korekta, oczekiwanie na numer KSeF).

Zapisz się na webinarium już teraz tutaj

Zapis na szkolenie w dniu 12 marca 2026 r. o g. 12.00: Rejestracja na webinarium